UNIDAD V
Gestión de Equipos:
En los Equipos Eficaces cada miembro del equipo utiliza sus aptitudes para conseguir el mejor resultado. Éste es el principio de la sinergia: el todo es más grande que la suma de las partes. Sin embargo, aunque el trabajo en equipo es muy eficaz, es importante reconocer que, con frecuencia, las personas son influenciadas por la actitud y la gestión de otros miembros del equipo, de otros equipos, de líderes o de los directivos y que si la influencia es positiva la persona tiende a ser productiva, y si la influencia es negativa los efectos siempre afectan los resultados. Así mantener el balance óptimo del Equipo, requiere una energía consciente y continuada de todos los miembros. Los líderes de equipos en teoría saben que los grupos se convierten en equipos cuando el propósito común es comprendido por todos los miembros. Por ello las preguntas más frecuentes son ¿Como lograr una dinámica grupal de colaboración y aceptación mutua? ¿Cómo alinearlos en el logro de metas comunes? ¿Como transformar el grupo en un equipo productivo?
Comunicarse con eficacia Una buena comunicación resulta fundamental para que un grupo se convierta en equipo. Promover relaciones exitosas entre las personas, que el proyecto común sea comprendido por todos, es un factor clave para alcanzar los objetivos y genera responsabilidad y poder en los miembros. A veces debido a que los equipos están urgidos por los resultados y el tiempo, comunicarse pasa a un segundo plano, olvidando que la mayor parte de los conflictos laborales suceden por interferencias en la Comunicación. De probada efectividad, las estrategias comunicaciónales incorporan herramientas efectivas, que en el corto y mediano plazo optimizan el funcionamiento y la dinámica de los equipos al propiciar actitudes de flexibilidad, respeto, credibilidad, confianza y tolerancia. Esto promueve la cooperación y participación e influye directamente en la calidad de vida de equipos y organizaciones. Hoy podemos decir que:”Quien no desarrolla un buen nivel de Comunicación camina sólo por el mundo”. Un buen equipo de trabajo, además de ser el principal recurso de una organización, es una fuerza dinámica de individuos que caminan juntos hacia un objetivo específico. dos. Como Construir un Equipo Eficaz Los constantes ejemplos de las dificultades del trabajo en equipo en las organizaciones, son muy útiles para comprender algunas de las dificultades que los equipos deben afrontar. ¿Cómo pueden los equipos de trabajo superar algunos de los problemas que se han identificado como de Comunicación? Una buena parte de los conflictos en las organizaciones están relacionados con la comunicación grupal. Es muy importante detectar las habilidades que haya desarrollado cada persona para reconocer su propio “mapa del mundo”, compuesto por culturas, creencias, valores, entre otros, con el cual procesa la información del mundo que lo rodea y que es su mecanismo para tomar decisiones y actuar diferente del resto. Que tanto o tan poco esa persona maneja sus estados internos o puede reencuadrar situaciones para obtener congruencia, extraer aprendizaje y desarrollar una mejor relación con el Equipo y las diferencias individuales. Es decisivo entonces establecer redes efectivas de interacción para obtener relaciones exitosas. Generalmente creemos que las personas trabajan con mayor energía si las tareas que deben realizar son interesantes, estimulantes y motivadoras. Pero, de que manera favorecemos la motivación interna que es la única que crea compromiso, es duradera y completamente satisfactoria. ¿Se le han facilitado los recursos para que pueda establecer relaciones ganar-ganar-ganar en su interacción con el Equipo y para elegir entre las necesidades grupales y las propias? Las herramientas de relación habilitan y generan la capacidad para comprender y comunicarse con los demás, permitiendo entender el modelo del mundo de los otros para establecer sintonía y congruencia. La premisa de la que parten hoy los equipos de trabajo, es que los participantes enfrentan a diario problemas desafiantes y complicados de persuasión e influencia. Se debe generar procesos de Comunicación Grupal Eficaz tendiente a la formación de Equipos de Trabajo Eficaces. Para ello es preciso trabajar en forma permanente:
Estrategias nuevas para ampliar el Modelo del Mundo.
Aceptación de otros modelos del mundo para lograr interacciones más fluidas y productivas.
Como la influencia de la cultura, lenguaje, creencias, valores, intereses y suposiciones interfieren en el proceso de relación grupal laboral.
Cómo las palabras son el contenido del mensaje; mientras que las posturas, gestos, expresiones y tonos de voz son el contexto en el que está enmarcado y juntos dan sentido a la comunicación grupal.
Sentido de pertenencia: Rol y Misión
Habilidades para presentar la información de manera que pueda ser procesada eficazmente, asegurando que, contenidos y procedimientos lleguen a los diferentes Modelos Mentales del grupo. Al trabajar activamente con los obstáculos en la comunicación grupal que producen diferencias, el Equipo podrá determinar que pasos debe seguir para mejorar las interacciones y convertirse en un Equipo de Trabajo Eficaz. Formar un Equipo de Trabajo Efectivo significa comprender que todos somos diferentes en cuanto a nuestro modo de percibir el mundo y utilizar esa comprensión como guía para enriquecer nuestra comunicación con los demás.
Tipolologias de personas Conflictivas:
Personas poco comunicativas: hablan poco y no son conscientes de lo poco que ayudan. A menudo son problemáticos debido al escaso compromiso que aceptan, por lo que suelen enfadar al resto de compañeros.Soluciones:-Bombardéeles con preguntas para invitarla a hablar. Procure que sean lo más detalladas posibles.-Formule preguntas abiertas, es decir, que no se puedan contestar con un sí o un no.Personas que no escuchan: son personas sumamente frustrantes. No sólo no prestan atención sino que acostumbran a hacer mal su trabajo.Soluciones:-Cuando les haya dicho lo que quería, añada: "Veamos si me he explicado. ¿Podrías repetirme lo que he dicho?"-Este tipo de personas tienen dificultades para recordar lo que se hizo la semana anterior, asegúrese de que recuerden lo necesario para hacer bien su trabajo
. Personas que sueñan despiertas: su productividad cae en picado cuando empiezan a divagar y cometen más errores, muchas veces motivadas por el aburrimiento.Soluciones:-Encárgueles asuntos que tengan que compartir con otro empleado que se ocupará de mantenerla atenta.-Asuma que esta clase de personas no sirven para labores rutinarias. No cometas el error de encargárselas.
Personas solitarias: son poco dadas a trabajar en equipo. Parecen distantes y eso, a menudo, tiene un efecto negativo sobre el equipo, que se traduce en una reducción del libre intercambio de ideas.Soluciones:-Tenga en cuenta que no les vas a cambiar, procura adaptarte a ellas. Concédales la intimidad que necesitan.-Muchas veces, este tipo de personas prefieren rehuir el cara a cara; utilice siempre que pueda el teléfono.
Personas reservadas: guardan secretos o no comparten cierta información con el resto del equipo. Lo son o bien porque necesitan que se les reconozca su valía o porque les da sensación de poder.Soluciones:-Procure pedirles información concreta, si es necesario por escrito-Cuando obtenga la información necesaria, agradézcales su ayuda para que sientan que ha hecho un bien al grupo.
TAREA # 5: ¿Porque surgen los conflictos Organizacionales? Explique las acciones
que debe seguir un líder para minimizarlas.
ENVIAR POR CORREO EL DÍA 05-12-2011, tiene una puntuación del 5%
UNIDAD VI TOMA DE DECISIONES
TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida.
La toma de decisiones efectiva implica que se puede hacer que las cosas sucedan en vez de dejar que éstas simplemente ocurran por si solas. La toma de decisiones es un proceso que se requiere en cualquier actividad, cualquier situación o problema, desde los más simples hasta los más complejos. Un líder eficaz se caracteriza porque toma decisiones que guían los eventos y las acciones hacia un curso planificado no dejando que las cosas ocurran por azar.
El proceso de Toma de Decisiones
1. Reconocer el problema: El proceso de toma de decisiones comienza reconociendo que existe un problema: algo tiene que ser cambiado en la situación actual y hay posibilidades de mejorarla. Generalmente los grandes problemas deben ser sub-divididos en componentes más pequeños y fáciles de manejar.
2. Analizar el problema: Una vez que el problema ha sido identificado, se hace necesario el estudio cuidadoso del mismo con la finalidad de encontrar lo que lo está causando. Para esto es necesario ser lo mas específico posible.
3. Identificar los criterios de decisión y ponderarlos:
Consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome.
La ponderación, es asignar un valor relativo a la importancia que tiene cada criterio en la decisión que se tome, ya que todos son importantes pero no de igual forma.
Muchas veces, la identificación de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los mismos, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones.
En la práctica, cuando se deben tomar decisiones muy complejas y en particular en grupo, puede resultar útil explicitarlos, para evitar que al momento de analizar las alternativas se manipulen los criterios para favorecer a una u otra alternativa de solución.
4. Búsqueda de alternativas: identificar tantas alternativas prácticas como sea posible. En la mayoría de los casos no es factible explorar todas las posibilidades debido al factor tiempo y costo. Sin embargo, buscar más alternativas o posibilidades que las obvias o las habituales. Si la decisión es muy importante – en términos humanos o financieros – será de mucho mas valor invertir mas tiempo y esfuerzo en buscar una solución o en hacer una escogencia.
Analizar los recursos que requiere cada curso de acción alternativo. ¿Cuánto tiempo, dinero, destrezas, energía u otros recursos necesarios poseo para llevar a cabo la decisión? ¿Alguna de las alternativas requiere de menos recursos? No siempre tiene sentido escoger el producto más barato o la actividad de más bajo costo si los resultados también van a ser de baja calidad.
.
5. Evaluar las alternativas
Consiste en hacer un estudio detallado de cada una de las posibles alternativas de soluciones que se generaron para el problema, es decir mirar sus ventajas y desventajas, de forma individual con respecto a los criterios de decisión, y una con respecto a la otra, asignándoles un valor ponderado
6. Seleccionar de la mejor alternativa
En este paso se selecciona la alternativa que según la evaluación va a obtener mejores resultados para el problema. Los siguientes términos pueden ayudar a tomar la decisión según el resultado que se busque:
Maximizar: Tomar la mejor decisión posible.
Satisfacer: Elegir la primera opción que sea mínimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.
Optimizar: La que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.
7. Implementación de la decisión
Poner en marcha la decisión tomada para así poder evaluar si la decisión fue o no acertada. La implementación probablemente derive en la toma de nuevas decisiones, de menor importancia.
8. Evaluación de los resultados
Después de poner en marcha la decisión es necesario evaluar si se solucionó o no el problema, es decir si la decisión está teniendo el resultado esperado o no.
Si el resultado no es el que se esperaba se debe mirar si es por que debe darse un poco más de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisión no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisión.
El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solución haya sido errónea, contará con más información y se tendrá conocimiento de los errores cometidos en el primer intento.
Además se debe tener conciencia de que estos procesos de decisión están en continuo cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la evolución que tenga el sistema o por la aparición de nuevas variables que lo afecten.
TAREA # VI: Analice los pasos a seguir en el proceso de toma de decisiones, para resolver el problema de secuestros de personas en Venezuela, enviar solucion por correo el día 10-01-12, tiene una puntuación de 10%
UNIDAD VII DELEGAR TAREAS
DELEGAR TAREAS
Delegar se presta a malos entendidos ya que no se trata de librarse de tareas sencillas para las que no se tiene tiempo. Delegar no sólo le permite conseguir más tiempo para hacer lo realmente importante, sino que ayuda a los miembros del equipo a desarrollar su potencial, la delegación es necesaria para que exista una organización. Así como no existe una persona en una organización que pueda hacer por si misma todas las tareas necesarias para lograr el propósito del equipo.Delegar significa:-Repartir responsabilidades -Proporciona a un miembro del equipo un objetivo, un plazo, un precio y unos requisitos de calidad y dejar que él decida cómo hacerlo.De este modo, aprenderá más, se sentirá satisfecho al lograr un resultado positivo y ayudará al líder porque lo liberará de parte de su exceso de trabajo. Por supuesto, el líder es el responsable del resultado final. Si algo sale mal, tendrá que dar la cara, pero gran parte del acierto que supone delegar bien es que nada sale mal.
Pautas para una delegación exitosa:
1- Definir la tarea y determinar el objetivo. Definir objetivos es una de las habilidades de gestión más importantes. Eso se debe a que, si no se sabe hacia dónde va, es complicado considerar que ha llegado. Un objetivo es un destino final, si se sabe puede prepararse la ruta, calcular el tiempo, definir estrategias para alcanzar los objetivos definidos.
2- Seleccionar la persona para realizar el trabajo: seleccione a la persona más indicada para realizar el trabajo, a una persona capaz e inteligente, no tiene sentido delegar un trabajo en alguien a quien no le corresponde, si eso supone desaprovechar su talento y su capacidad. Si alguien debe investigar algo se debe buscar una persona metódica y cordial, que sepa tratar a los demás y pueda convencer a una persona muy ocupada de que pierda algo de tiempo buscando unos datos.
3 - Fijar los parámetros. : Se deben fijar cada uno de los parámetros para obtener los resultados esperados, a continuación se indican algunos de ellos: -Un objetivo-Un plazo de entrega-Unos parámetros de calidad-Un presupuesto-Determinar hasta dónde llega su autoridad-Información sobre los recursos disponiblesLo que no debe hacer es explicarle cómo ha de realizar el trabajo. Limitarse a facilitarle todo lo necesario para obtener el resultado deseado, incluida información sobre el plazo, el costo entre otros. Pero la persona ha de ser libre de elegir cómo llegar a ese resultado.
4 - Asegurarse de que le ha entendido. Anime a la otra persona a que hable sobre el trabajo para estar seguro de que ha entendido bien lo que tiene que hacer y por qué. Le puede sugerir ideas siempre que no le desoriente o le obligue a adoptar su enfoque.
5 – Mantener abierta las líneas de comunicación. Debe existir un flujo de comunicación entre el superior y la persona en la que haya delegado. Proporcionarle la información necesaria y facilitarle el acceso a los documentos que puedan serle útiles.
6 - Siga de cerca sus avances. Si el proyecto es largo, organizar reuniones de seguimiento. Aun en las tareas cortas, se debe comprobar cómo va: un seguimiento de cerca pero informal suele dar mejor resultado que una reunión formal. Eso permite que el empleado consulte las dudas que hayan podido surgir, que compruebe que no se está perdiendo en detalles o que ha elegido el enfoque equivocado. El seguimiento mejora su confianza y, de paso, también le tranquiliza.
7 - Valore el trabajo. Cuando la persona haya terminado su trabajo, preparar
una reunión de evaluación. Si lo merece, felicitarlo y alabar su esfuerzo. Tener en cuenta que aunque el resultado no fuese el esperado, siempre hay algo que valorar. Es importante que el empleado haya aprendido una o más lecciones al realizar la tarea. Recordar que tanto el éxito como el fracaso son responsabilidad del líder.
TAREA # 7: Suponga que Ud. es un Gerente de Ventas de una empresa distribuidora de alimentos ¿Que actividades delegaria y cuales no? ¿Como controlaría la ejecución de las actividades delegadas?
Enviar tarea antes del 18-01-2012.
Evaluación escrita el día: 17-01-2012 a las 3:30 p.m, en el aula P17. Unidades a evaluar: V,VI y VII
